¿Qué es un SOP y cómo realizar uno?
La palabra SOP viene de sus siglas en inglés Standard Operating Procedure (Procedimiento Operativo Estándar).
Y por si no sabías lo qué es o aún tienes alguna duda te lo explicaré con un ejemplo de tu día a día.
Imagínate por un momento que has hecho un pedido en Amazon del que quieres devolver uno de los productos que compraste. Para ello tendrías que ingresar en tu cuenta de Amazon, ir a tus pedidos, elegir el pedido y seleccionar el producto que quieres devolver, escoger la opción o motivo de devolución y así toda una serie de pasos hasta completar tu devolución. ¿Cierto?
Pues bien, todos esos pasos que has realizado son un SOP.
Un SOP son una explicación detallada, las instrucciones o el paso a paso que necesitas realizar para hacer una determinada tarea.
Generalmente se trata de un documento escrito (aunque puedes hacerlo también en video o imágenes, si con ello consigues explicar el proceso de una forma más clara)
Todavía en muchísimas ocasiones me preguntan:
¿Qué beneficios me puede aportar en mi negocio tener SOP’s?
Y es que una vez que estás inmersa en el día a día de tu negocio, yendo de tarea en tarea sin parar porque no te da el tiempo ni la vida para nada, pensar en pararte a escribir el paso a paso de una tarea que repites día a día por inercia puede parecerte una pérdida de tiempo.
Pero dime la verdad, ¿cuántas veces te has visto realizando una tarea que ya hiciste hace unos meses y de la que no recuerdas nada sobre cómo la hiciste? Y te ves de nuevo investigando, preguntando y recabando información para poder volver a hacerla.
¿Y cuántas veces te has dicho a ti misma ‘tendría que haberlo apuntado? Pues evitar esa situación es una de las muchas ventajas que tendrías si tuvieras creado un archivo con todos tus SOP’s.
¿Aún no te he convencido? Pues vamos allá, te voy a contar otras ventajas que te aportarán tus SOP’s:
- Ahorrarás tiempo puesto que no tendrás que volver a investigar nada para hacer algo.
- Una consecuencia del ahorro de tiempo es que aumentarás tu productividad ya que ese tiempo lo podrás invertir en otras tareas.
- Y como consecuencia de las dos anteriores podrás experimentar un crecimiento en tu negocio.
- Te permitirán protocolizar todas las actividades de tu empresa, lo que mejorará la comunicación y la coherencia. Todos los miembros del equipo sabrán dónde acudir para saber lo que tienen que hacer y cómo tienen que hacerlo, lo que les permitirá reaccionar de la misma forma ante las mismas situaciones.
- Y sobre todo y una de las más importantes es que te ayudarán a delegar de una forma fácil y sin estrés ya que no hará falta que tengas que andar explicando todos los procesos internos de tu negocio a cualquier persona que se incorpore nueva al equipo.
¿Y tú, utilizas los SOP’s en tu negocio? ¿Cómo los organizas? Hoy quiero contarte cómo lo hago yo y cómo tener SOP’s y tenerlos organizados te ayudará a delegar de forma más sencilla.
Lo primero que quiero recomendarte es que crees una plantilla para tus SOP’s, a la que todos los miembros del equipo tengan acceso para poder copiarla y modificar el contenido cada vez que vayan a crear uno, así ahorrarás tiempo y te aseguras de que todos contengan la misma información.
Y ¿qué información básica tiene que contener un SOP?
Pues en él tendrás que poner:
- Nombre (quién crea el documento).
- Puesto de la persona que realiza el documento.
- Tarea (título o descripción rápida de la tarea).
- Herramienta utilizada.
- El paso a paso de la tarea (escrito, vídeo o imagen).
Y por último ¿qué hacemos con todos los SOP’s que vamos creando? ¿dónde los guardamos? ¿cómo los organizamos?
Pues para eso yo te recomiendo GOOGLE DRIVE, con esta herramienta gratuita de Google podrás almacenar todos tus documentos.
Aquí podremos crear una carpeta para tus SOP’s dentro de la cual archivaremos todos los que hayamos creado separados por categorías en diferentes subcarpetas (email, marketing, facturación, ventas, etc…)
Esta herramienta te permitirá poder tener varios niveles de acceso para los diferentes miembros del equipo y que el delegar no se convierta en un problema para tí.
¿Ahora sí? ¿Crees que merece la pena empezar a elaborar SOP’s en tu negocio?
¡Te leo en comentarios!
18 comentarios en «¿Qué es un SOP?»
Que buena información, no conocía este término, gracias
¡Me alegro mucho haberte aportado Montse! Los SOP´s son el inicio del proceso de delegación, es algo que todas debemos ir haciendo para poder algún día delegar. ¡Gracias por pasarte!
Hola Jessica,
Los procesos son muy importantes en nuestros negocios, la sistematización para poder crecer es fundamental. Gracias por compartir este contenido, desconocía qué era un SOP, así que he aprendido algo más gracias a tu blog.
Un saludo,
Nagore García Sanz (Comunicación estratégica)
Exacto, los procesos son el inicio de la delegación por eso son tna importantes los SOP, para tener a estos ordenados. Muchas gracias por el comentario y me alegra que te haya aportado. 🙂
¡Merece totalmente la pena! Tanto para ti, como. para nuevas incorporaciones, tener claro los procesos del negocio es importante.
Tanto para delegar, como si por alguna otra causa la persona encargada de esa tarea tiene que ausentarse.
Al final son la base de nuestro sistema de delgación y también para poder crear planes de contingencia. ¡Gracias por tu comentario!
Interesante, serían los procesos o manual de procesos también lo he oído llamar así?
Yo la verdad es que me los empecé a apuntar con checklists en google keep, pero ahora me los he llevado a Asana, así puedo tener enlaces externos, y subtareas. Y cuando tengo que hacer uno, por ejemplo un nuevo proyecto de diseño web, lo copio, y le pongo el nombre del cliente. 🙂
La verdad es que me parece muy importante, y útil. Aunque también hay que acostumbrarse a mirarlos… Eso cuesta mucho. Cuando trabajaba en empresa también nos pasaba mucho, yo creé mucha documentación de procesos, y luego no se miraban…
Si, digamos que el SOP son las instrucción con el que se crea el manual de isntrucciones. Esta muy bien eso que haces, hay muchas personas que el manual de procesos los realiza en Trello o Asana como comentas, aquí ya es a gusto los colores. 😀 Está muy bien el paso a paso y lo ideal es que dentro de cada paso explique en qué consiste y ya lo bordas. Por lo que me cuentas ya tienes experiencia en esto y se nota. Hay empresas que no lo usan pero en el momento en que hay crisis y no se tiene realizado siempre entra más caos aún. 😀 ¡Gracias por tu comentario!
Hola Jessica! Acabonde aterrizar en tu blog.
No había oido jamás el término SOP, así que ya sé una cosa más!
Y pienso ponerla en práctica, me parece muy útil. Gracias!
Te vendrá genial comenzar ahora que estás en crecimiento, lo agradecerás en el futuro. 😀 ¡Gracias por pasarte!
Siempre aprendo contigo Jessica! Muchas Gracias por todo lo que compartes!!!
Gracias, Sandra, eres puro amor. ¡Me alegra que hayas aprendido algo nuevo!
¡Qué interesante! No conocía este término, pero me viene genial saberlo.
¡Me alegro que te vaya a ser util! Cualquier duda que te surja pregúntame. 🙂
Me encanta!!!!!
En el caos diario nunca tenemos tiempo para parar y detallar un proceso sin saber todo el tiempo que perdemos por no hacerlo.
Y soy la primera, que en casa de herrero cuchillo de palo… jejeje
Me encanta el post!
Hacer los SOP del propio negocio da mucha pereza por eso lo ideal es pedir la participación de todos los miembros del equipo, y si estás tu nada más, ¡no hay más remedio! 😀
Me ha parecido súper interesante y, aún teniendo un negocio q dista mucho del ámbito digital, podré aplicarlo en algunos ámbitos. Gracias!!!
Los SOP se usan tanto en ambito digital como en offline. Muchas veces he pensando (conociendo tu negociopor dentro) que a ti te vendría genial tener un registro de SOP y un manual de instrucciones. Creo que a ti y a Rosa os liberaría mucho tiempo sobre todo en la parte administrativa. ¡Gracias por pasarte, Mamen!